Organiser un salon professionnel peut prendre un grand nombre d'heures et des efforts considérables. Trouver le lieu parfait constitue un élément important pour le succès de l'événement et sa gestion optimale. Entre les critères essentiels à considérer, le type d'événement et le budget, il faut envisager un certain nombre de points qui influeront sur le choix du lieu.
Quels sont les différents types d'événements ?
Il existe de nombreux types d'événements, chacun avec ses propres caractéristiques et objectifs. Voici quelques exemples :
Conférences : des événements destinés à informer et à éduquer les participants sur un sujet spécifique.
Salons professionnels : des événements où les entreprises présentent leurs produits et services à un public ciblé.
Team building : des événements organisés pour renforcer la coopération et la communication entre les membres d'une équipe.
Séminaires : des événements de formation pour les professionnels sur des sujets spécifiques.
Soirées de gala : des événements de célébration pour récompenser les réalisations de l'entreprise ou pour rassembler les membres de l'entreprise autour d'un thème particulier.
Événements caritatifs : des événements organisés pour collecter des fonds et sensibiliser à une cause ou à un problème social particulier.
Fixer un budget et une date
L'étape suivante consiste à définir un budget et à fixer une date pour l'organisation de l'événement. Les deux objectifs seront modérés en fonction du type d'événement et du nombre d'invités escompté, mais en tenant compte des tarifs facturés par les espaces événementiels pour leurs services et la mise à disposition de leur espace. Les frais de location d'un espace événementiel sont souvent moyennés selon la disponibilité des dates, ainsi que la durée de l'événement. Dans ce cadre, il est possible de bénéficier de tarifs spécifiques pour les jours et horaires particuliers théoriquement moins demandés.
Lieu événementiel : critères essentiels à considérer
Le choix des lieux varie, de l'hôtel de luxe jusqu'aux salles de réunion, en passant par des parcs et des galeries ou des locaux adaptables pour des événements personnalisés. Quelle que soit la destination retenue, il est nécessaire de considérer différents critères essentiels pour maximiser la satisfaction des clients.
Disposition et taille des lieux
En premier lieu, l'espace retenu doit être adéquat et suffisamment spacieux pour organiser l'événement et accueillir le public recherché. Il est recommandé de vérifier la superficie en mètres carrés des lieux et de mesurer leur adaptation aux activités retenues. Les locaux proposés en surface peuvent par ailleurs s'adapter aux attentes de l'organisateur. Une conception et une disposition adaptées sont les clés pour assurer le succès et un bon déroulement du salon professionnel.
Équipements et services proposés
Les salles et les lieux doivent disposer d'équipements audiovisuels adaptés à l'événement ou à des services offerts. Prise d'alimentation, éclairage, système d'inscription aux stands et système WI-FI sont autant d'équipements à prendre en compte. Par ailleurs, certaines salles événementielles proposent des services supplémentaires. Si l'organisateur souhaite proposer des collations ou bien une exposition et l'accès à des services internet, il faudra prendre en compte les services supplémentaires offerts par le lieu lors du choix du lieu.
Configuration de la salle et visibilité de la scène
L'espace à disposer, les stands à installer et la scène à mettre en place pour le discours ou le concert, doivent répondre aux mêmes critères de choix. La taille et la configuration de la scène et de la salle et le nombre d'invités doivent impérativement être pris en compte. Il est par ailleurs recommandé que le public puisse tout voir de la scène sans être gêné par les piliers ou les équipements. Vérifiez donc également que la salle est équipée d'une estrade permettant une visibilité parfaite et assurez-vous que la scène dispose de suffisamment de lumières et de sonorisation pour une projection parfaite de l'événement.
Accès et accessibilité du lieu
L'accès et l'accessibilité du lieu sont des facteurs clés à prendre en compte lors de la sélection d'un lieu pour un événement professionnel. Il est important de s'assurer que le lieu est facilement accessible en transport en commun ou en voiture, et qu'il dispose d'un parking suffisant pour les participants. De plus, le lieu doit être conforme aux normes d'accessibilité pour les personnes à mobilité réduite, avec des rampes d'accès, des ascenseurs et des toilettes adaptées. Assurer une accessibilité maximale permet d'offrir une expérience inclusive pour tous les participants.
Finaliser la préparation et organiser le lieu
Finaliser la préparation et organiser le lieu d'un événement professionnel est crucial pour assurer le succès de l'événement. Avant le jour de l'événement, il est important de confirmer tous les détails logistiques tels que la disponibilité des fournitures, la configuration de la salle, l'équipement audiovisuel et les exigences alimentaires. Le jour de l'événement, l'organisateur doit être présent pour superviser la mise en place et s'assurer que tout se déroule comme prévu, pour que les participants aient une expérience mémorable.