Organiser un festival de musique peut sembler tâche ardue. Pourtant, les personnes ayant repoussé cette éventualité à plus tard sont bien souvent agréablement surprises de réaliser à quel point une telle organisation peut se concrétiser, à condition bien sûr de bien préparer l’événement.
L’organisation d’un festival de musique nécessite des compétences variées allant de la comptabilité à l’ingénierie. Mais cet effort supplémentaire n’est pas vain : un bon festival de musique est source de profit pour l’organisateur et un moment inoubliable pour les participants. Dans cet article, nous allons vous fournir les étapes essentielles d’une organisation de festival de musique réussie.
Préparation du festival de musique
Tout bon festival commence par une bonne préparation. Les tâches à accomplir pendant cette étape doivent être réalisées méticuleusement et avec méthode, car elles détermineront la réussite ou l’échec de l’événement. Suivez les étapes suivantes pour une bonne préparation du festival :
Établir un budget et trouver des sponsors
La première étape consiste à établir un budget. Définissez le nombre limité de sponsors à contacter et demandez des offres et des propositions qui satisferont vos besoins. Ensuite, sélectionnez les sponsors pouvant vous fournir les meilleures offres pour satisfaire les besoins financiers, tout en garantissant un retour sur investissement substantiel. Assurez-vous de bien documenter vos accords pour mettre toutes les propositions en contrats officiels.
Choisir un lieu et sécuriser l’espace
La deuxième étape consiste à choisir un lieu adapté au festival. Il est important de s’assurer que le lieu a suffisamment d’espace pour les concurrents et la sono. Il est préférable de choisir un endroit avec une bonne accessibilité et un espace suffisant pour installer des stands, des tentes et des stands de boisson. Des barrières et des portes doivent également être installées pour assurer le maintien du calme et la sécurité des participants.
Recruter des bénévoles pour l’organisation
Vous devez recruter des bénévoles pour vous aider à organiser le festival. Vous pouvez contacter des amis, des membres de la famille ou des personnes intéressées qui seront plus qu’heureuses de donner un coup de main. Vous pouvez contacter des étudiants et des membres de groupes caritatifs pour vous aider à organiser l'événement. Expliquez-leur clairement vos exigences et leurs responsabilités et fournissez-leur le matériel et les outils nécessaires à la réalisation de leurs tâches.
Publicité et promotion : réseaux sociaux, flyers et affiches promotionnels
Étant donné que tout événement devrait être annoncé à l’avance, une bonne communication est nécessaire pour maximiser l’impact de l’événement. Dans un monde de plus en plus connecté, il est essentiel de se concentrer sur les réseaux sociaux pour obtenir des résultats optimaux. La création d’un site web du festival est une proposition rentable, car vous pourrez ainsi fournir tous les détails essentiels aux invités, tels que la date, l’horaire, les présentateurs et le plan du site. Vous pouvez créer des flyers et des affiches promotionnels originaux et d’autres matériaux tels que des billets avec QR code pour annoncer votre punk ou rock festival.
Organisation logistique et artistique
Une fois les préparatifs terminés, il est temps de passer à l’étape suivante : la planification. Tâchez de satisfaire le public et les artistes. Préparez votre personnel en ce qui concerne les procédures d’accueil et soyez précis dans l’attribution des différentes tâches. Vous devez vous assurer que le festival soit considéré comme professionnel et que toutes les procédures soient adaptées aux normes de sécurité. Utilisez une zone de sécurité dédiée ainsi que des objets éclairés pour marquer les délimitations du site afin d’assurer la sécurité et le calme pendant toute la durée du festival.
Accueillir et gérer l’affluence
Lors de l’organisation de concert, votre personnel et vos bénévoles doivent être bien entraînés pour contrôler l’entrée et veiller à une bonne gestion des personnes. Utilisez des énigmes ou même les billets avec QR code pour que les invités puissent entrer facilement dans l’enceinte du festival. Vous pouvez également commercialiser des produits promotionnels tels que des t-shirts, des pintes et autres pour aider à couvrir les frais de la manifestation.
Tenir le planning et la sono
Un autre élément important à prendre en compte est la sono. Une bonne sonorisation est nécessaire pour que le festival réponde aux normes et pour assurer la satisfaction de tous les participants. Prenez le temps de bien tester la qualité audio avant le début du festival. Développez le planning et assignez des responsables pour assurer que les invités et les artistes arrivent à l’heure et qu’ils disposent d’un temps adéquat pour jouer leurs sets sans imprévus.
Placer les objets dans l’espace
Il est important de fournir aux invités des commodités pour les divertir pendant le festival. Vous aurez besoin de payer pour un service amenant des tonnes de bière et autres boissons afin de satisfaire les besoins des participants. Des stands et des kiosques offrant des nourritures et des boissons peuvent être installés pour les aider à passer un bon moment.
Satisfaire la clientèle et surveiller les vols
Le personnel doit toujours être présent pour assurer le maintien de l’ordre et la sécurité des participants. Une équipe de sécurité à proximité du festival est cruciale pour réduire les casses et le vol. Des caméras et des systèmes d’alarme peuvent aussi aider à surveiller l’enceinte et à limiter les actes criminels.
Gérer le programme et l’ensemble des équipes
Vous devez prendre le temps d’organiser le personnel, la sono et les artistes. Assurez-vous que toutes les personnes impliquées dans l’organisation comprennent leur rôle et soient prêtes à effectuer leur travail. Prévoyez également un plan B et établissez des procédures d’urgence pour le cas où quelque chose viendrait à se passer.
Bilan après l'événement
Une fois le festival terminé, il est important de réunir le personnel et les bénévoles pour discuter des améliorations possibles à apporter lors d'une prochaine organisation de concert. Ce type de rétroaction peut vous aider à comprendre ce qui a bien fonctionné et ce qui a moins bien fonctionné. Utilisez ensuite cette information pour améliorer vos procédures et vous préparer à l'événement suivant.